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Los Ladrones de Tiempo en la Empresa

Innova Consultoría

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Publicado el lunes, 19 de diciembre de 2016 a las 11:19

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Innova Consultoría[;;;][;;;]

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“Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar

todo el tiempo disponible para su realización”.

Llamada la Ley de Parkinson. 1957.

 

Se ha escrito mucho a este respecto, y aún seguimos sin saber trabajar. Me llama la atención que empresas grandes y pequeñas cometen una y otra vez los mismos errores.

Todos los trabajadores y empresarios tienen en común que son los que más trabajo tienen del mundo, sin embargo, y aplicando el Principio de Pareto, sólo el 20 % de ese trabajo realizado produce el 80 % del Beneficio de la empresa. Por lo tanto, ¿qué es el resto del tiempo que estás en el trabajo?

 

¡¡¡Pérdidas de Tiempo!!!

 

No vamos a hablar de las pérdidas de tiempo de leer el periódico, tomar café, ir a almorzar, navegar por internet para planificar tus próximas vacaciones, etc. ¡En este aspecto, cada cual sabrá! Sobre todo, porque muchas veces ese “tomar café” es altamente productivo.

Vamos a otros ladrones de tiempo, que no son en absoluto productivos: Emails, Llamadas, WhatsApp, Reuniones, y Visitas inesperadas.

 

Los Emails:

Se pierde mucho tiempo buscando en Emails información que debe estar archivada en otros sitios: Las Direcciones y Teléfonos en tu Agenda de Direcciones, las Citas en tu Agenda Horaria, Los Ficheros y Proyectos en tu Sistema de Gestión, etc. No pierdas el tiempo buscando en tus correos.

  • Cuando recibas un Correo revísalo en el móvil por si es importante, pero no lo resuelvas en ese momento. No va a pasar nada porque se quede pendiente un par de horas.
  • Consulta y Resuelve el Correo dos veces al día: A primera hora de la mañana y a primera hora de la tarde.
  • Resuelve la Bandeja de Entrada de tu Email para dejarla a cero cada día.
  • No envíes copia al resto del equipo de los correos que te cruzas con clientes o proveedores; salvo que sea importantísimo.

 

Las Llamadas:

En una llamada telefónica hay dos partes: La de introducción y cortesía (“Qué tal el verano”), y la esencial del asunto a tratar. Procura reducir considerablemente la primera. Vamos tendiendo cada vez más a ser más impersonales, y tal vez no tenemos que luchar contra ello.

  • Antes de hacer una llamada de teléfono intercambia un WhatsApp para introducir sobre el tema que se va a tratar.
  • Es más, posiblemente incluso estés resolviendo el tema por WhatsApp y evitas así la llamada.
  • No atiendas llamadas de números ocultos o de número que no tengas grabados. Para eso está tu buzón de voz. Y ten por seguro que si no dejan mensaje, es que no es importante.
  • Prioriza tus llamadas y hazlas a última hora de la mañana y a última hora de la tarde, seguidas una detrás de otra.

 

Los WhatsApp:

Los WhatsApp son como llamadas cortas. Si bien, ahorran tiempo siempre llegan en un momento inoportuno.

  • Abre el WS, léelo, y prioriza igual que con las llamadas. Contesta (como si se tratara de una llamada) a última hora de la mañana y de la tarde.

 

Las reuniones:

No lo olvides. Son la mejor forma de acercarte a la venta. Pero no sufras la “Reunionitis” (enfermedad de reunirte para todo).

  • Reuniones de trabajo al estilo Steve Jobs:
  • Pocas personas. Sólo las que imprescindibles para la reunión y que pueden aportar algo. En Apple, todos los presentes en una reunión deben tener una razón para estar ahí. No existen las invitaciones de cortesía. No es nada personal; sólo son negocios.
  • Máximo 30 minutos.
  • Prepárate previamente bien la reunión.
  • No aceptes interrupciones. No es nada personal; sólo son negocios.

 

Las Visitas Inesperadas:

  • No permitas que te quiten tiempo. Dales una cita para otro día, pero sé comercialmente correcto.

 

Comunica esta metodología de trabajo a todos los miembros de tu Empresa. No puede haber nadie que reme en sentido diferente al resto del Equipo.

 

 Si tu tiempo no te deja cumplir Emails, Llamadas, WhatsApp, y Reuniones,

es porque tienes mal organizado tu tiempo.

Revísalo.

 

INNOVA CONSULTORIA

S/V
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Usuario: INNOVACONSULTORIA

Empresa: Innova Consultoría

Canal: CEEI Castellón

Fecha publicación: 19/12/2016 11:19

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