Els lladres de temps en la empresa

«Qualsevol feina es dilata indefinidament fins a ocupar

tot el temps disponible per a la seua realització.»

Llei de Parkinson, 1957.

S’ha escrit molt sobre això, i encara continuem sense saber treballar. Em crida l’atenció que empreses grans i xicotetes cometen una i altra vegada els mateixos errors.

Tots els treballadors i empresaris tenen en comú que són els que més treball tenen del món, però no obstant això, i aplicant el Principi de Pareto, només el 20 % d'eixe treball realitzat produeix el 80 % del benefici de l'empresa. Per tant, què és la resta del temps que estàs en el treball?

Pèrdues de temps!!!

No parlarem de les pèrdues de temps de llegir el periòdic, prendre café, anar a esmorzar, navegar per Internet per planificar les teues pròximes vacances, etc. Quant això, cadascun mateix! Sobretot perquè moltes vegades eixe «prendre café» resulta altament productiu.

Ens referirem a altres lladres de temps que no són gens productius: correus electrònics, telefonades, el WhatsApp, reunions i visites inesperades.

Els correus electrònics:

Es perd molt de temps cercant en correus electrònics informació que ha d’estar arxivada a altres llocs: les adreces i els telèfons a l’agenda d'adreces, les cites a l’agenda horària, els fitxers i projectes al teu sistema de gestió, etc.

No perdes el temps cercant als teus correus.

• Quan rebes un correu, revisa’l al mòbil per si és important, però no el resolgues en eixe moment. No passarà res perquè es quede pendent un parell d’hores.
• Consulta i resol el correu dues voltes al dia: a primera hora del matí i a primera hora de la vesprada.
• Resol la safata d'entrada del teu correu electrònic per deixar-la a zero cada dia.
• No envies còpia a la resta de l’equip dels correus que et creues amb clients o proveïdors, excepte quan l’assumpte siga molt important.

Les telefonades:

En una telefonada hi ha dues parts: la d’introducció i cortesia («Com ha anat l’estiu») i l’essencial de l’assumpte a tractar. Procura reduir-ne considerablement la primera. Tendim cada vegada més a ser més impersonals, i tal volta no hem de lluitar contra això.

• Abans de fer una telefonada, intercanvia un whatsap per introduir sobre el tema que es vol tractar.
• És més, possiblement fins i tot estigues resolvent el tema per WhatsApp i evites així la telefonada.
• No atengues telefonades de números ocults o de números que no tingues memoritzats. Per això està la teua bústia de veu. I tingues per segur que si no deixen missatge és perquè no és important.
• Prioritza les teues telefonades i fes-les a última hora del matí i a última hora de la vesprada, seguides una darrera l’altra.

Els whatsapps:

Els whatsapps són com telefonades curtes. Tot i que estalvien temps, sempre arriben en un moment inoportú.

• Obri el whatsapp, llig-lo i prioritza igual que amb les telefonades. Contesta (com si es tractara d’una telefonada) a última hora del matí i de la vesprada.

Les reunions:

No ho oblides: són la millor forma d’apropar-te a la venda. Però no patisques la «reunionitis» (malaltia de reunir-te per a tot).

Reunions de treball a l’estil Steve Jobs:

• Poques persones. Només les imprescindibles per a la reunió que puguen aportar-hi alguna cosa. En Apple, tots els presents en una reunió han de tindre una raó per a estar en ella. No existeixen les invitacions de cortesia. No és per cap motiu personal; només són negocis.
• Màxim 30 minuts.
• Prepara't prèviament bé la reunió.
• No acceptes interrupcions. No és per cap motiu personal; només són negocis.

Les visites inesperades:

• No permetes que et lleven temps. Dóna-les una cita per a un altre dia, però sigues comercialment correcte.

Comunica esta metodologia de treball a tots els membres de la teua empresa. No pot haver-hi ningú que reme en sentit diferent a la resta de l'equip.

Si el teu temps no et deixa complir correus electrònics, telefonades, whatsapps i reunions

és perquè tens mal organitzat el teu temps.

Revisa’l.

 

INNOVA CONSULTORIA